Как настроить ответы об отсутствии на работе в Outlook 2013/2016 и 2010

Ответ об отсутствии на рабочем месте, также называемый автоматическим ответом, - очень полезная функция в Microsoft Outlook для отправки автоматических ответов людям, отправляющим вам электронные письма. Это полезно для информирования отправителей о вашей доступности. Эта функция присутствует в Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 и даже в более старых версиях Microsoft Outlook. Это обычно называется ответом об отсутствии на рабочем месте; однако его можно использовать и во многих других ситуациях.

Функция ответа об отсутствии на работе работает только с учетными записями Exchange . Если у вас нет учетной записи на бирже, вам нужно будет настроить правила, чтобы сделать это за вас, как описано ниже.

Настройка ответа об отсутствии на рабочем месте в Outlook 2013, 2016 и 2010 с учетными записями Exchange

1. В Microsoft Outlook щелкните Файл , Информация.
2. Затем выберите Автоматические ответы (Нет на рабочем месте) . Примечание. Если параметр « Автоматические ответы (нет на рабочем месте)» недоступен, значит, вы не используете учетную запись Exchange. Пожалуйста, обратитесь к следующему разделу, чтобы узнать о настройке автоматических ответов в аккаунтах, не связанных с Exchange.
3. Установите флажок Отправлять автоматические ответы . Если вы хотите установить время начала и окончания для автоматических ответов, установите флажок « Отправлять только в течение этого диапазона» и установите дату и время начала и окончания.
4. На вкладке « Внутри моей организации» введите текстовое сообщение, которое вы хотите отправить в качестве ответа, если кто-то отправит вам электронное письмо в организации.
5. На вкладке с надписью « За пределами моей организации» установите флажок « Автоответчик» людям за пределами моей организации и выберите один из вариантов переключателя, помеченных как « Только мои контакты» или « Всем за пределами моей организации» .

Функция автоматического ответа будет автоматически деактивирована после указанной даты и времени. Однако, если вы хотите отключить автоответ перед этим, вы можете снова получить доступ к настройкам автоматических ответов и выбрать переключатель Не отправлять автоматические ответы .

Настройка ответа об отсутствии на рабочем месте в Outlook 365 Online (в Интернете)

Если вы используете Outlook 365 в Интернете , выполните действия, описанные ниже, чтобы настроить ответ об отсутствии на работе.

1. Откройте Outlook в своем веб-браузере и войдите в свою учетную запись.
2. Нажмите кнопку с шестеренкой вверху страницы, чтобы получить доступ к настройкам.
3. Щелкните Автоматические ответы и выберите переключатель Отправлять автоматические ответы .
4. При необходимости установите дату и время для автоматических ответов.
5. Напишите ваше сообщение.
6. По завершении нажмите Сохранить .
7. Настройка ответа об отсутствии на работе в Outlook 2013, 2016 и 2010 со всеми другими учетными записями

Если вы используете учетные записи электронной почты без обмена, которые попадают в другие категории, где тип учетной записи обычно будет POP или IMAP, например, @ outlook.com, @ aol.com, @ live.com и т. Д., Вы можете смоделировать функция автоматических ответов путем объединения шаблона электронной почты Outlook с правилами Outlook.

1. Щелкните « Домой», а затем « Новый адрес электронной почты» . Введите сообщение, которое хотите отправить в качестве автоматического ответа.
2. Щелкните Файл -> Сохранить как ; в раскрывающемся списке « Сохранить как тип» выберите « Шаблон Outlook» .
3. Введите любое имя для шаблона и нажмите Сохранить .
4. Теперь, когда вы создали шаблон автоответчика, вам нужно создать правило для автоматического ответа на новые сообщения электронной почты.
5. Щелкните Правила , а затем - Управление правилами и предупреждениями .
6. Щелкните « Новое правило» в диалоговом окне « Правила и предупреждения ». Нажмите « Применить правила к сообщениям, которые я получаю» в разделе « Начать с пустого правила» , затем нажмите « Далее» и «Далее ».
7. Отметьте « Ответить с использованием определенного шаблона» в разделе « Что вы хотите делать с сообщениями» -> Щелкните определенный шаблон,
8. В поле « Искать в» диалогового окна « Выбор шаблона ответа » щелкните « Пользовательские шаблоны в файловой системе» . Появится стандартное диалоговое окно выбора файла. Наведите указатель мыши на шаблон автоответчика, который вы создали на первом этапе. Нажмите Далее, Далее, Готово и Применить.

Примечание. Для этого метода отправки автоответов мастеру правил необходимо, чтобы Outlook был запущен и он должен быть настроен на периодическую проверку новых сообщений. По умолчанию Outlook настроен на периодическую проверку новых сообщений.

Чтобы Outlook не отправлял повторяющиеся ответы вашим отправителям электронной почты, мастер правил будет отправлять один ответ каждому отправителю в течение каждого сеанса. Сеанс начинается при запуске Outlook и заканчивается при закрытии приложения.

Не забудьте выключить правило, если оно больше не понадобится. В противном случае он будет продолжать отправлять автоответы.